Jak prowadzić ewidencję urlopów?
Opublikowano: 10 grudnia 2021
Mogłoby się wydawać, że nasz czas wolny jako pracownika nie powinien zbytnio nikogo obchodzić. W końcu wedle przepisów każda osoba wykonująca swoje obowiązki w ramach stosunku umowy o pracę może wykorzystać określoną liczbę dni w ramach urlopu. Jak się jednak okazuje, informacje te są nie tylko istotne dla zakładu pracy, ale też muszą być w ściśle określony sposób przechowywane.
Kiedyś było inaczej, czyli urlop pracownika przed zmianą przepisów
Jeszcze trzy lata temu, do końca roku 2018, powszechne było gromadzenie danych na temat czasu pracy dla każdego zatrudnionego w firmie w ramach jednej karty ewidencji pracy. To w tym dokumencie zapisywano dokładną liczbę godzin przepracowanych przez konkretną osobę w danym dniu wraz z nadgodzinami oraz godzinami w porze nocnej. Także tam odnotowywano każdą usprawiedliwioną lub nie nieobecność pracownika. Tam też wprowadzano informacje na temat wykorzystanych dni urlopowych. Karta ewidencyjna urlopów była prowadzona oddzielnie i nie istniał żaden przepis regulujący czas jej przechowywania. Zwyczajowo składowano takie dokumenty 36 miesięcy, co miało związek z okresem, w którym były pracownik firmy mógł przedstawić roszczenia wobec pracodawcy.
Ewidencja urlopów od stycznia 2019 roku, czyli jak to wygląda teraz
W związku z licznymi sytuacjami, w których do sądu kierowały się osoby, podające w wątpliwość prawidłowość rozliczenia ich dni urlopowych przez danego pracodawcę, często okazywało się, że niezobligowanymi żadnymi regulacjami prawnymi przedsiębiorca już takowej dokumentacji nie posiadał. Podjęto wówczas decyzję o nowelizacji przepisów w zakresie prowadzenia ewidencji urlopów pracowników firmy oraz wprowadzeniu minimalnego okresu, w którym pracodawca zobowiązany jest do przechowywania pełnej dokumentacji byłego personelu. W świetle nowych ustaleń zadecydowano o prowadzeniu odrębnej teczki dla ewidencjonowania wykorzystywanych przez pracownika urlopu. Znajdować muszą się w niej nie tylko informacje na temat wybranych dni wolnych, ale też wszystkie skierowane do pracodawcy wnioski o jego udzielenie czy przesunięcie ustalonego wcześniej terminu. Także od stycznia 2019 roku obowiązuje okres przechowywania pełnych akt osobowych pracownika przez okres 10 lat.
Usługi kadrowe Wrocław, czyli pomoc specjalisty z zewnątrz
Ci przedsiębiorcy, którzy nie posiadają w swojej firmie osoby odpowiedzialnej za tego rodzaju kwestie, nie muszą się martwić. W każdej chwili mogą skorzystać z pomocy zewnętrznych usługodawców. Oferowane usługi kadrowe Wrocław to wsparcie dla zarządzających mniejszymi i większymi biznesami, którzy chcą mieć pewność, że powierzona w ręce specjalistów dokumentacja będzie prowadzona tak, jak należy.